Mieterakte online erstellen

Mindestens: Identitätsprüfung, Einkommensnachweis, Nachweis des Mietrechts, Referenzen (vorherige vermietende Person und/oder Arbeitgeber) und Bürgenunterlagen, wo sie gelten. Was verpflichtend ist, hängt von Rechtsordnung und Mietart ab. Bestätigen Sie das aktuelle gesetzliche Minimum, statt eine allgemeine Liste zu kopieren.

Über das gesetzliche Minimum hinaus nehmen Sie nur auf, wovon die Mietentscheidung wirklich abhängt. Eine Akte, die mit „nice to have“ aufgepolstert ist, lässt sich schwerer prüfen und stützt die Entscheidung nicht besser.

Trennen Sie Dokumente, die vor Mietbeginn nötig sind, von solchen, die erst gebraucht werden, wenn später etwas schiefgeht. Die Kontaktdaten einer bürgenden Person zählen zum Beispiel nach einem Zahlungsausfall weit mehr als bei der ersten Referenz, sollten aber trotzdem von Anfang an erfasst werden.

Nach Anforderung zu ordnen — ein Abschnitt für den Ausweis, einer für das Einkommen, einer für Referenzen — macht auf einen Blick sichtbar, was für ein Mietverhältnis fehlt. Lose nach „Dokumente dieser Person“ zu ordnen versteckt dieselbe Lücke in einer flachen Liste.

Das zählt stärker bei gemeinsamen Mietverhältnissen, in denen mehrere Personen denselben Satz Anforderungen erfüllen müssen. Eine Sicht nach Anforderung zeigt genau, welche Person welche Position fehlt. Eine Sicht nach Person macht daraus einen manuellen Abgleich.

Halten Sie dieselbe Struktur über Objekte und Mietarten, wo es geht. Eine gleichbleibende Form heißt, dass eine prüfende Person beim Wechsel zwischen Akten nicht neu lernen muss, wo ein bestimmtes Dokument liegt.

Laufen Referenzen über ein separates Portal, halten Sie mindestens einen Link und das Ergebnis in der Mieterakte, statt sie in einem System zu lassen, das niemand ansieht, wenn die Akte als Ganzes geprüft wird.

Die Prüfung des Mietrechts sollte insbesondere mit Datum und Nachweis in der Akte selbst stehen, nicht nur als „erledigt“ in jemandes Gedächtnis oder in einer Tabelle, die nicht an dieses Mietverhältnis gebunden ist.

Lösen Sie die Checkliste für diese Prüfungen wo möglich automatisch in der Bewerbungsphase aus, statt darauf zu zählen, dass sich jemand erinnert, sie für jede bewerbende Person von Hand anzustoßen.

Eine Mieterakte ist mit dem Einzug nicht fertig. Sie ist der Bezugspunkt für den Rest des Mietverhältnisses: ein Streit, eine Verlängerung, eine bürgende Person, die nach einem Zahlungsausfall kontaktiert wird. Ist sie bis dahin verstreut, wird keine dieser Situationen leichter.

Legen Sie eine Aufbewahrungsregel für die Akte fest, statt sie unbefristet liegen zu lassen oder sie zu löschen, sobald das Mietverhältnis beginnt. Was behalten wird und wie lange, ist meist eine Frage der Nachweispflicht ebenso wie der Bequemlichkeit. Prüfen Sie die lokalen Vorgaben.

Vermeiden Sie, dasselbe Dokument im Lauf des Mietverhältnisses über Systeme zu duplizieren — eine neue Ausweiskopie für eine Verlängerung zum Beispiel, obwohl das Original noch gilt. Eine aktuelle Akte, die aktualisiert und nicht neu angelegt wird, bleibt länger verlässlich.

Geben Sie bürgenden Personen einen eigenen Abschnitt in derselben Mieterakte, nicht eine lose über den Namen verknüpfte separate Akte. So sind ihre Dokumente genau dann auffindbar, wenn sie gebraucht werden, meist lange nach dem Ende der ersten Aufnahme.

Bitten Sie bei gemeinsamen Bewerbungen nicht jede Person, gemeinsame Objektdaten erneut einzureichen, die sich zwischen ihnen nicht unterscheiden, etwa die Adresse oder die Mietbedingungen. Nur die anforderungseigenen Dokumente — Ausweis und Einkommensnachweis jeder Person — müssen je Person erfasst werden.

Machen Sie im Portal klar, welche Positionen geteilt und welche einzeln sind. Ohne diese Unterscheidung verdoppeln gemeinsame Bewerbungen unnötig Aufwand oder nehmen an, die andere Person habe sich gekümmert, obwohl das nicht stimmt.