Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für DocuCollect ist Benoit Ammermann. Kontakt: contact@vivflow.com.

Konto- und Profildaten: E-Mail-Adresse, Anzeigename falls angegeben, Rolle (Unternehmensnutzer, Kunde oder Admin) und Unternehmenszuordnung für Unternehmensnutzer.

Dienstdaten: Projektformulare, Checklisten-Elemente, Kommentare, Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails sowie Audit-Protokolle für den sicheren Betrieb.

Kundeneinreichungen: Dateien und Textwerte, die Kunden hochladen oder eingeben. Diese werden im Auftrag des einladenden Unternehmens zur Erbringung des Dienstes verarbeitet.

Technische Daten: für die Authentifizierung erforderliche Sitzungs-Cookies und Standard-Serverprotokolle (z. B. IP-Adresse und User-Agent) für Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Dienst erbringen und absichern (Vertrag / berechtigte Interessen): Authentifizierung, Sammel-Workflows, Mandantenisolierung und Missbrauchsprävention.

Kommunikation zum Dienst (Vertrag / berechtigte Interessen): Magic-Link-Einladungen, Anmelde-Links und Kundenerinnerungen, wenn ein Unternehmen sie anfordert.

Support-Anfragen beantworten (berechtigte Interessen / Vertrag): Nachrichten über In-App-Hilfe oder E-Mail.

Gesetzliche Pflichten erfüllen, soweit anwendbar.

Wir nutzen Infrastruktur- und E-Mail-Anbieter für den Betrieb von DocuCollect. Anwendungsdaten und Dateispeicher sind in der Europäischen Union gehostet (Supabase, Region eu-central-1). Transaktionale E-Mails werden über unseren Anbieter (Brevo) mit Domain-Authentifizierung gesendet, sofern konfiguriert.

Auftragsverarbeiter handeln nur nach den für die Leistung erforderlichen Weisungen und sind an geeignete Auftragsverarbeitungsbedingungen gebunden.

Wir speichern Konto- und Dienstdaten, solange Ihr Konto oder Unternehmens-Workspace aktiv ist, und danach für einen angemessenen Zeitraum aus Sicherheits-, Streit- oder Rechtsgründen.

Unternehmen steuern Kundenformulare und Einreichungen in ihrem Workspace. Wenn ein Unternehmen Daten löscht oder den Zugang schließt, soweit das Produkt dies erlaubt, setzen wir das in der Anwendung um.

Je nach Situation können Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch sowie auf Datenübertragbarkeit haben. Zur Ausübung: contact@vivflow.com.

Wenn Sie als Kunde von einem Unternehmen eingeladen wurden, müssen manche Anfragen mit diesem Unternehmen geklärt werden, weil es entscheidet, welche Dokumente erhoben und wie lange für berufliche Zwecke aufbewahrt werden.

DocuCollect verwendet essenzielle Cookies und ähnlichen Speicher für angemeldete Sitzungen und die Spracheinstellung. Wir verwenden keine Werbe-Cookies auf der Marketing-Website.