Datenschutzrichtlinie

Wir sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die wir über Nutzer von DocuCollect und dieser Website erheben.

Der Verantwortliche ist Benoit Ammermann, eine natürliche Person mit Sitz in Barcelona, Spanien. Postanschrift: Pg Marítim 19, 08005 Barcelona, Spain. Datenschutzkontakt: contact@vivflow.com oder das Formular unter docucollect.app/contact. Siehe unser Impressum für vollständige Betreiberangaben. „vivflow“ ist ein Handelsname und eine Domain, keine eigenständige juristische Person.

Konto- und Profildaten: E-Mail-Adresse, Anzeigename sofern angegeben, Rolle (Unternehmensnutzer, Kunde oder Admin) sowie Unternehmenszuordnung für Unternehmensnutzer.

Servicedaten: Formulare, Checklisten-Elemente, Kommentare, Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails sowie Audit-Protokolle, die für den sicheren Betrieb des Produkts erforderlich sind.

Kundeneinreichungen: Dateien und Textwerte, die Kunden hochladen oder eingeben, um eine Checkliste zu erfüllen. Diese werden im Auftrag des einladenden Unternehmens im Rahmen der Serviceerbringung verarbeitet.

Technische Daten: Sitzungs-Cookies für die Authentifizierung sowie Standard-Serverprotokolle (z. B. IP-Adresse und User-Agent) für Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Support-Nachrichten: Name, E-Mail und Nachrichteninhalt, die Sie über unser Kontaktformular oder per E-Mail senden.

Wir erheben oder speichern keine Zahlungskartendaten. Zahlungsdaten werden von Paddle erhoben, wie unten beschrieben.

Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Vertrag / berechtigte Interessen): Authentifizierung, Dokumentenerfassungs-Workflows, Tenant-Isolation und Missbrauchsprävention.

Kommunikation zum Dienst (Vertrag / berechtigte Interessen): Magic-Link-Einladungen, Anmelde-Links und Kunden-Erinnerungs-E-Mails, wenn ein Unternehmen diese anfordert.

Beantwortung von Support-Anfragen (berechtigte Interessen / Vertrag): Nachrichten über das Kontaktformular, In-App-Hilfe oder E-Mail.

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, soweit anwendbar.

Dienstleister / Auftragsverarbeiter, die uns beim Betrieb von DocuCollect unterstützen: Supabase (Datenbank, Dateispeicher und Authentifizierung in der EU, eu-central-1), Brevo (Transaktions-E-Mail) und Vercel (Anwendungs-Hosting). Auftragsverarbeiter handeln nur nach den für die Leistungserbringung erforderlichen Weisungen und sind an geeignete Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gebunden.

Merchant of Record — Paddle.com: für den Verkauf des Dienstes, Abonnement- und Zahlungsverwaltung, Steuerkonformität und Rechnungsstellung. Paddle handelt als unabhängiger Verantwortlicher für zahlungsbezogene personenbezogene Daten. Kartendaten werden von Paddle verarbeitet, nicht von DocuCollect. Siehe die Datenschutzrichtlinie von Paddle unter paddle.com/legal/privacy.

Professionelle Berater (Recht, Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung) soweit erforderlich sowie Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz von Rechten und Sicherheit.

Wir speichern Konto- und Servicedaten, solange Ihr Konto oder Unternehmensbereich aktiv ist, und danach für einen angemessenen Zeitraum, soweit für Sicherheit, Abrechnungsstreitigkeiten oder gesetzliche Anforderungen erforderlich. Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Unternehmen steuern die Kundenformulare und Einreichungen in ihrem Bereich. Wenn ein Unternehmen Daten löscht oder den Zugriff schließt, wo das Produkt dies zulässt, verarbeiten wir diese Anfrage in der Anwendung.

Wir wenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS), Verschlüsselung ruhender Daten auf verwalteter Infrastruktur, Tenant-Isolation über zeilenbasierte Datenbanksicherheit sowie Zugriffskontrollen, die an authentifizierte Sitzungen gebunden sind. Weitere Details auf unserer Sicherheitsseite unter docucollect.app/security.

Anwendungsdaten, hochgeladene Dateien und Authentifizierung für DocuCollect werden in der Europäischen Union gehostet (Supabase, eu-central-1). Wir wählen keine Infrastrukturanbieter, die Produktions-Tenant-Daten außerhalb der EU speichern.

Einige Auftragsverarbeiter (z. B. Vercel Edge-Delivery oder Paddle als Merchant of Record) können begrenzte personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten. In diesem Fall stützen sich Übermittlungen auf geeignete Garantien wie einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln (SCCs).

Je nach Ihrer Situation können Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht haben, eine Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht. Zur Ausübung dieser Rechte nutzen Sie docucollect.app/contact oder contact@vivflow.com. Wir streben eine Antwort innerhalb eines Monats an (verlängerbar, soweit gesetzlich zulässig).

Wenn Sie ein von einem Unternehmen eingeladener Kunde sind, müssen einige Anfragen möglicherweise mit diesem Unternehmen bearbeitet werden, weil es entscheidet, welche Dokumente erhoben und wie lange sie für berufliche Zwecke aufbewahrt werden.

Sie können eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) oder Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde einreichen.

DocuCollect verwendet essenzielle Cookies und ähnliche Speichertechnologien für angemeldete Sitzungen und die Spracheinstellung. Wir verwenden keine Werbe-Cookies auf der Marketing-Website. Einstellungen für nicht essenzielle Cookies werden, sofern vorhanden, über unser Einwilligungsbanner angeboten.