Vermieteraufnahme digitalisieren

Eigentümer kommen nicht mit einer beschrifteten Mappe ins Büro. Sie antworten der Person, die die Bewertung gemacht hat, oft vom Telefon, oft über mehrere Tage. Unterschriebenes Mandat, Grundsteuerbescheid und Nachweise landen in drei Nachrichten, und nur wer die Anfrage geschickt hat, weiß, welche fehlt.

Dieselbe Person geht in Urlaub. Wer den Tisch vertritt, kann nicht sagen, ob die Teilungserklärung angefordert, eingegangen oder schon abgelehnt wurde, weil der Scan unleserlich war. Der Insertionstermin wartet nicht auf diese Rekonstruktion.

E-Mail wirft außerdem zwei Entscheidungen zusammen. „Die Eigentümerin hat geantwortet“ ist nicht „wir dürfen inserieren“ und nicht „wir dürfen Miete einziehen“. Ein Portal trennt sie, indem jedes Dokument einen Status erhält, den das ganze Büro sieht — derselbe Grund, aus dem Teams auf der Mieterseite E-Mail gegen ein Kundenportal tauschen. Die Vermieterseite braucht das genauso und bekommt es meist später.

Fordern Sie an, was dieses Mandat wirklich braucht. Ein Verkaufsmandat und ein Mietverwaltungsmandat teilen Identität und Eigentumsnachweis. Sie teilen nicht ein Mieteinzugskonto und nicht die Vollmacht, einen Mietvertrag zu unterschreiben. Eine Vorlage, bei der einzelne Positionen als nicht erforderlich markiert werden, schlägt zwei Improvisationen.

Der Eigentumsnachweis ist ein Grundbuchauszug oder ein aktueller Grundsteuerbescheid, keine Versorgerrechnung auf den Namen der Eigentümerin. Die Identität ist ein amtliches Dokument jeder Person, die in diesem Nachweis steht. Das Mandat selbst ist eine unterschriebene Fassung, deren Umfang zu dem passt, was die Agentur tun soll — verkaufen, vermieten oder verwalten — und deren Unterschriften zum Nachweis passen.

Nachweise sind eigene Positionen, nicht ein Upload namens „technische Unterlagen“. Der Energieausweis und, je nach Objekt, die weiteren Pflichtangaben vor der Vermarktung. Bei einer Wohnung kommen Teilungserklärung, das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung und die Hausgeldabrechnung dazu. Zieht die Agentur Miete ein, kommen die Bankverbindung auf den Namen der Eigentümerin oder der Gesellschaft und der passende Versicherungsnachweis dazu. Läuft bereits ein Mietvertrag, legen Sie diesen Vertrag und das Übergabeprotokoll bei, damit die neue Verwaltung nicht raten muss.

Eine Bruchteilsgemeinschaft, ein Ehepaar und eine Gesellschaft sprengen eine Anfrage an „den Eigentümer“. Bekommt nur eine Person den Link, kommt die Identität der anderen nie an — oder sie kommt als Foto in einem Familienchat, ohne Spur, wer es geschickt hat. Jede Person im Nachweis erhält eigene Positionen und einen eigenen Magic Link.

Eine Gesellschaft als Eigentümerin ist eine andere Liste: Registerauszug, Satzung und Nachweis, wer das Mandat unterschreiben darf. Verlangen Sie von dieser Gesellschaft nicht die Hausratversicherung einer Geschäftsführerin und kein privates Konto, es sei denn, das Mandat steht wirklich auf den Namen der Person. Listen zu mischen heißt, einen Grundsteuerbescheid von jemandem zu verlangen, dem die Wohnung nicht gehört.

Eigentümer fotografieren Unterlagen. Sagen Sie das. Ein lesbares Foto der ersten Seiten des Nachweises genügt, und ein Foto-zu-PDF-Konverter hilft, wenn die Datei eine Bilderserie ist und kein einzelnes PDF. Was nicht funktioniert: den künftigen Mietenden oder die Hausverwaltung zu bitten, den Ausweis der Eigentümerin für Sie einzusammeln.

Ein Upload ist keine Freigabe. Beim Nachweis prüfen Sie, ob die Namen zu den Personen passen, die das Mandat unterschrieben haben, und ob die Adresse das Objekt ist, das Sie vermarkten wollen. Beim Energieausweis prüfen Sie das Datum: ein Ausweis außerhalb der geltenden Gültigkeit, oder ein Bericht, den dieses Gebäude nicht braucht, ist nicht „erledigt“. Markieren Sie die Position als zu aktualisieren oder als nicht erforderlich, und schreiben Sie welche von beiden.

Die Bankverbindung scheitert auf eine bestimmte Art. Kontoinhaberin muss die Eigentümerin oder die Gesellschaft aus dem Mandat sein, nicht die verhandelnde Person, nicht die mietende Seite und nicht eine Verwandte, die „das sonst macht“, ohne Vertretung in der Akte. Lehnen Sie die Position mit diesem Grund ab, an der Position. Eine Notiz, die nur „bitte Konto noch einmal senden“ sagt, erzeugt ein zweites Dokument mit demselben Fehler.

Schreiben Sie die Notiz dorthin, wo das Dokument liegt. Wer die Akte übernimmt, soll sehen, wer den Nachweis zur Elektrik abgelehnt hat und warum, ohne das Postfach der Kollegin zu öffnen. Diese Spur unterscheidet eine Checkliste von einem gemeinsamen Laufwerk voller PDFs von gestern.

Bereit zum Inserieren ist eine kurze Liste: Mandat freigegeben, Eigentum mit den Unterschriften abgeglichen, und jeder für dieses Inserat nötige Nachweis freigegeben und gültig. Bereit zum Mieteinzug ergänzt Bankverbindung und Versicherung. Hängen Sie diese beiden Schwellen im Büro aus, damit niemand eine Wohnung inseriert, deren Energieausweis noch nur „eingegangen“ ist.

Schließen Sie danach, was nicht gilt. Ein reines Verkaufsmandat braucht kein Mieteinzugskonto. Ein Haus braucht kein Versammlungsprotokoll. Offene Positionen lassen eine fertige Akte unvollständig aussehen und gewöhnen die Eigentümerin daran, die nächste Anfrage zu ignorieren, auch eine echte.

Halten Sie diese Akte getrennt von der Mieterakte, die Sie später öffnen. Die Mieterakte aufbauen beantwortet, ob eine bewerbende Person einziehen kann. Die Vermieterakte beantwortet, ob Sie das Objekt überhaupt anbieten dürfen. Ein Portal kann beides halten. Ein Ordner mit der Adresse als Namen kann sie nicht auseinanderhalten.