Alternativa a Google Forms per i documenti dei clienti

Nel momento in cui l’invio ha bisogno di uno stato. Una risposta è binaria — inviata o no — mentre un documento cliente ha almeno quattro stati utili: richiesto, ricevuto, da sostituire, approvato. Senza di essi non potete rispondere a «che cosa manca su tutte le pratiche?» senza aprire ogni risposta.

Il modulo presuppone anche che un contributore completi tutto in una volta. La raccolta reale è parziale: il documento d’identità arriva martedì, l’estratto conto la settimana dopo un sollecito. Un modulo da inviare intero spinge le persone ad aspettare di avere tutto, cioè esattamente il ritardo che volevate eliminare.

Infine la verifica non ha dove stare. Se una busta paga è illeggibile, non c’è modo di respingere quella singola voce con un motivo lasciando accettato il resto: si scrive un’e-mail e si apre un thread non strutturato, ovvero il processo che stavate sostituendo.

Sì, ed è il primo limite che si incontra. Google richiede che chi risponde sia autenticato con un account Google perché un modulo accetti un file, dato che il file va attribuito a qualcuno e salvato su Drive. Risposte anonime e caricamento file non convivono.

Per clienti privati la barriera è concreta: non tutti hanno un account Google e chi ce l’ha è spesso collegato con quello personale su un portatile aziendale, o viceversa sul telefono. Ognuno di questi casi genera un messaggio di assistenza invece di un documento.

L’alternativa non è «nessuna autenticazione», ma un’autenticazione che non richieda un account che il cliente non aveva già: un magic link nominativo, che identifica la persona e scade, senza registrazione né password da ricordare.

Nel Google Drive di chi possiede il modulo, consumando la quota di quell’account, dentro una cartella di risposte. È praticabile con piccoli volumi e scomodo su scala: i file conservano il nome originale di chi li ha caricati, così la cartella si riempie di IMG_4021.jpg e scansione.pdf, impossibili da ordinare.

La proprietà conta più del nome. Poiché i documenti stanno nel Drive di una persona, la sua uscita, un cambio di piano o una quota esaurita diventano problemi di disponibilità documentale. Le prove di un cliente non dovrebbero dipendere da quale account ha creato il modulo.

Anche la conservazione si complica. Eliminare una risposta non rimuove necessariamente il file caricato, quindi dimostrare che cosa è stato cancellato e quando — ciò che il GDPR chiede davvero — richiede lavoro manuale in due punti. La nostra guida sulla raccolta di documenti conforme al GDPR spiega che cosa deve mostrare quel registro.

Più spesso di quanto ammetterebbe la pagina di un fornitore. Se raccogliete un file da molte persone che hanno già un account Google, una volta sola e senza verifica — una raccolta interna di foto, un’iscrizione a un workshop con allegato, un controllo una tantum — Google Forms è gratuito, è già nel vostro stack ed è più rapido da configurare di qualunque alternativa.

È la risposta giusta anche quando l’invio è davvero un modulo: domande, risposte, qualche ramificazione e un file come complemento, non come oggetto dell’operazione.

Il cambio si giustifica quando lo stesso insieme di documenti viene raccolto ripetutamente, quando qualcuno deve approvare ogni voce o quando i clienti sono esterni e non dovrebbero dover avere un account. Se nessuna delle tre condizioni ricorre, restare è una scelta legittima.

Confrontate sul flusso di lavoro, non sul costruttore di moduli. Quasi tutte le alternative mostrano un campo di caricamento; molte meno sanno dirvi quali delle undici voci richieste mancano su quaranta pratiche aperte, che è la domanda che vi costa davvero tempo.

Provate il percorso del contributore su un telefono con un indirizzo esterno, non nel vostro browser già autenticato. È il percorso dei vostri clienti ed è lì che emergono requisiti di account, redirect e link scaduti. Far passare una richiesta in un flusso di approvazione visibile da capo a fondo richiede dieci minuti e insegna più di una tabella di funzioni.

Verificate infine dove risiedono i dati, chi li tratta e sotto quale giurisdizione: per clienti europei non è una nota a piè di pagina. Per un quadro più ampio confrontiamo DocuCollect con Jotform e AidaForm sugli stessi criteri.