Digitalizar el alta de propietarios

Los propietarios no llegan a la oficina con una carpeta etiquetada. Responden al comercial que hizo la valoración, a menudo desde el móvil y a lo largo de varios días. El encargo firmado, el recibo del impuesto del inmueble y los certificados acaban en tres mensajes, y la única persona que sabe cuál falta es quien envió la petición.

Esa persona también se va de vacaciones. Quien cubre la mesa no puede decir si las normas de la comunidad se pidieron, se recibieron o ya se rechazaron porque el escaneo no se leía. La fecha de publicación no espera a esa reconstrucción.

El correo además junta dos decisiones. «El propietario contestó» no es «podemos anunciar», ni es «podemos cobrar». Un portal las separa al dar a cada documento un estado que ve toda la oficina — el mismo motivo por el que los equipos dejan el correo por un portal de clientes en el trabajo con inquilinos. El lado del propietario lo necesita igual, y suele llegar más tarde.

Pida lo que este encargo exige de verdad. Una nota de encargo de venta y un encargo de administración de alquiler comparten identidad y prueba de titularidad. No comparten una cuenta de cobro de rentas ni la facultad de firmar un contrato de arrendamiento. Una sola plantilla, con algunas piezas marcadas como no necesarias, vale más que dos improvisaciones.

La prueba de titularidad es una escritura o una nota simple reciente, o el último recibo del IBI, no una factura de suministros a nombre del propietario. La identidad es un documento oficial de cada persona que figura en ese título. El encargo es una copia firmada cuyo objeto coincide con lo que la agencia va a hacer — vender, alquilar o administrar — y cuyos firmantes coinciden con el título.

Los certificados son elementos distintos, no una sola carga llamada «documentación técnica». El certificado de eficiencia energética y, según el tipo de inmueble, los informes de instalaciones, la cédula o la superficie cuando correspondan. En un piso, añada los estatutos de la comunidad, el acta de la última junta y un certificado de estar al corriente de gastos. Si la agencia cobra la renta, añada la cuenta a nombre del propietario o de la sociedad, más el seguro de impago o de hogar que use la cartera. Si ya hay un contrato en vigor, añada ese contrato y el inventario de entrada, para que el nuevo administrador no adivine.

Una copropiedad, un matrimonio y una sociedad rompen una petición dirigida a «el propietario». Si solo una persona recibe el enlace, la identidad de los demás no llega nunca, o llega como una foto reenviada en un chat familiar sin rastro de quién la envió. Cada persona que figura en el título tiene sus propios elementos y su propio enlace mágico.

Un propietario que es sociedad es otra lista: nota de registro, estatutos y prueba de quién puede firmar el encargo. No pida a esa sociedad el seguro del hogar de un administrador ni una cuenta personal, salvo que el encargo esté de verdad a nombre de la persona. Mezclar las listas es reclamar el IBI a alguien que no es dueño del piso.

Los propietarios fotografían los documentos. Dígalo. Una foto legible de las primeras páginas de la escritura basta, y un conversor de foto a PDF sirve cuando el archivo es una serie de imágenes y no un solo PDF. Lo que no sirve es pedir al futuro inquilino, o al administrador de la finca, que recoja el documento de identidad del propietario por usted.

Una carga no es una aprobación. En el título se comprueba que los nombres coinciden con quienes firmaron el encargo y que la dirección es la del inmueble que va a comercializar. En un certificado se comprueba la fecha: un certificado energético fuera de vigencia, o un informe que ese edificio no necesita, no está «hecho». Márquelo como pendiente de actualización, o como no necesario, y diga cuál de los dos.

La cuenta falla de un modo concreto. El titular debe ser el propietario o la sociedad del encargo, no el comercial, no el inquilino y no un familiar que «se ocupa de esto» sin poder en el expediente. Rechace el elemento con ese motivo, en el elemento. Un mensaje que solo dice «vuelva a enviar la cuenta» produce un segundo documento igual de incorrecto.

Escriba la nota donde está el documento. Quien retome el expediente debe ver quién rechazó el certificado de la instalación eléctrica y por qué, sin abrir el buzón del comercial. Ese rastro separa una lista de un disco compartido de PDF con fecha de ayer.

Listo para anunciar es una lista corta: encargo aprobado, titularidad cotejada con los firmantes, y cada certificado exigido para ese anuncio aprobado y en vigor. Listo para cobrar añade la cuenta y el seguro. Publique esos dos umbrales en la oficina para que un comercial con prisa no saque un piso cuyo certificado energético sigue en «recibido».

Después cierre lo que no aplica. Un encargo de venta puro no necesita cuenta de cobro de rentas. Una casa no necesita el acta de la comunidad. Dejar esos elementos abiertos hace que un expediente terminado parezca incompleto y acostumbra al propietario a ignorar la siguiente petición, incluida una de verdad.

Mantenga este expediente separado del pack del inquilino que abrirá después. Montar el expediente del inquilino responde si un candidato puede entrar a vivir. El expediente del propietario responde si usted puede ofrecer el inmueble. Un mismo portal puede guardar los dos. Una carpeta con el nombre de la dirección no los distingue.