Velocizzare la raccolta dei fascicoli degli inquilini

Nel mondo della raccolta documenti, dei moduli e dei portali clienti, va detto che raccogliere i fascicoli degli inquilini è tra i processi aziendali più lunghi, complicati e frustranti. È spesso una delle principali fonti di frustrazione e sovraccarico di lavoro per le agenzie immobiliari e la gestione affitti.

Qualsiasi agenzia lo confermerà: nei picchi della stagione degli affitti, i team sono sommersi dalla gestione della raccolta dei fascicoli degli inquilini — è spesso la ragione numero uno per cui il personale si descrive, tra virgolette, come “sommerso” o “travolto” dal lavoro.

Le agenzie immobiliari e la gestione affitti non sono un settore semplice di per sé, e raccogliere i documenti necessari per un fascicolo completo richiede tempo reale. I profili degli inquilini variano molto — studenti, dipendenti, liberi professionisti e altro — e i documenti richiesti variano di conseguenza.

Ma il fascicolo dell'inquilino non riguarda solo l'inquilino stesso: include anche i garanti, la garanzia Visale, le garanzie familiari e se ci sono uno o due garanti. Il reddito è ovviamente uno dei criteri principali, e non proviene sempre da un solo impiego a stipendio fisso — alcuni inquilini hanno più fonti di reddito da documentare.

Quindi, ancora prima di raccogliere un solo documento, il settore è già complicato e la varietà dei profili è già ampia. È un livello di complessità di base con cui bisogna fare i conti.

Raccogliere i fascicoli è una sfida a sé, perché i documenti giustificativi arrivano spesso in formati diversi: JPEG, PNG, PDF, DOCX e altri ancora.

A questo si aggiunge che i documenti devono essere recenti: gli inquilini non possono sempre riutilizzare la stessa busta paga o la stessa bolletta, perché la maggior parte dei documenti è valida solo se risale all'ultimo mese. E dal punto di vista dell'inquilino, l'intero processo viene raramente percepito bene — tende a sembrare burocratico, complicato e a volte persino invasivo.

Il primo tassello della soluzione è avere un modulo diverso per ogni profilo di inquilino. In questo modo, ogni inquilino compila solo ciò che è richiesto per la sua situazione specifica — un modulo su misura che chiede esattamente i documenti necessari, niente di più, mantenendo il processo di raccolta mirato fin dall'inizio.

Il secondo tassello è poter approvare o rifiutare ogni documento singolarmente, con un commento allegato. A volte la foto è sfocata, a volte è stato caricato il documento sbagliato. Invece di un rifiuto generico, il team deve poter approvare o rifiutare documento per documento e lasciare un commento chiaro proprio accanto al documento in questione, così l'inquilino sa esattamente cosa correggere.

L'elemento probabilmente più importante sono i promemoria via email. Per un inquilino è difficile raccogliere tutti i documenti in una sola volta — spesso lascerà l'interfaccia per andare a cercarli e semplicemente dimenticherà di tornare. Per questo servono più promemoria adattati a diversi scenari. In DocuCollect usiamo cinque fasi di promemoria: la prima invita l'inquilino ad accedere; la seconda scatta se non c'è stato alcun progresso dopo 48 ore; la terza viene inviata quando alcuni documenti sono stati approvati o rifiutati, elencando cosa manca ancora; la quarta è una notifica di avanzamento quando l'inquilino ha quasi finito; e la quinta conferma che il fascicolo è completo. Sono disponibili anche promemoria manuali e altre opzioni personalizzabili per ogni azienda.

In più, la piattaforma include strumenti integrati di conversione e modifica dei PDF, così gli inquilini possono sistemare da soli i propri documenti per renderli conformi — senza che il personale o l'azienda debbano farlo per loro.

Ottenere fascicoli degli inquilini completi richiede più meccanismi che lavorano insieme per massimizzare le probabilità di successo. DocuCollect riunisce tutte queste leve in un unico posto: moduli su misura, strumenti di promemoria, validazione documento per documento e commenti integrati.

È grazie a questa combinazione che DocuCollect riesce a trasformare un processo lento e frustrante in un flusso di lavoro intuitivo, ottimizzato e rapido. Ciò che i clienti apprezzano costantemente sono i moduli su misura per la loro attività, i promemoria automatici e la possibilità di usare l'interfaccia da smartphone quando sono in giro o in visita dai clienti.