Solution de gestion des dossiers clients
Ne reconstituez plus les dossiers clients depuis les boîtes de réception. Donnez à votre équipe et à vos clients une liste de contrôle partagée.
Le problème des dossiers gérés par e-mail
Lorsque les documents clients restent dans les e-mails, personne ne partage la même vision des éléments manquants. Les relances se doublonnent et l’avancement disparaît pendant les absences.
Les clients ont la même impression : ils pensent avoir terminé, votre équipe pense le contraire, et chaque relance ressemble à un nouveau départ.
Une liste de contrôle, un statut en direct, des prochaines étapes claires
DocuCollect transforme chaque dossier client en liste de contrôle structurée. Chaque élément affiche son statut et les commentaires restent à côté du champ concerné.
Invitez vos clients par lien magique, relancez uniquement les éléments manquants et téléchargez les derniers fichiers dans une archive ZIP lorsque le dossier est complet.
Commencez par le guide Guide des outils d’onboarding client.
Ce que les équipes obtiennent avec une solution de gestion des dossiers clients
Statut par élément
Approuvez ou refusez chaque champ afin que les clients voient immédiatement ce qui est conforme et ce qui doit être corrigé.
Commentaires à côté de chaque champ
Laissez un retour dans son contexte : les clients le lisent à côté de l’élément, sans chercher dans les e-mails.
Accès sans mot de passe
Les clients ouvrent un lien magique sécurisé et arrivent directement sur leur liste de contrôle.
Relances ciblées
Relancez en un clic les dossiers incomplets lorsque des éléments restent manquants ou refusés.
Téléchargement ZIP en un clic
Récupérez la dernière version de chaque fichier dans un seul téléchargement lorsque vous êtes prêt à travailler.
Collaboration d’équipe
Responsables et collaborateurs suivent le même workflow, sans dépendre de la boîte de réception d’une seule personne.
Guides pratiques
Lisez nos guides pratiques de ce cluster :
- Guide des outils d’onboarding client
- Relancer les clients pour les documents manquants
- Éviter les dossiers clients incomplets
- Simplify Supporting Document Submission
- En finir avec les pièces jointes volumineuses
- Organiser le suivi des dossiers clients en attente
Guide des outils d’onboarding client
Les tableurs et les boîtes mail cessent de suivre. Ce qu’un outil d’accueil client doit faire, et comment basculer sans perdre les dossiers en cours.
Relancer les clients pour les documents manquants
« Merci d’envoyer les pièces manquantes » marche rarement. Une bonne relance nomme l’élément exact, donne un seul lien, et n’escalade que si besoin.
Éviter les dossiers clients incomplets
Un document manquant est souvent un symptôme. Repérez les envois invalides et les dates de validité avant que le dossier ne devienne incomplet.
Simplifier l’envoi de pièces justificatives
Photos prises au téléphone, formats acceptés, accès en un clic : comment réduire les frictions qui font abandonner une demande à mi-parcours.
En finir avec les pièces jointes volumineuses
Pourquoi les fichiers clients sont bloqués à 10–25 Mo, quelle alternative convient à la collecte de documents, et comment sortir de la boîte mail.
Organiser le suivi des dossiers clients en attente
Arrêtez de suivre les dossiers ouverts dans les boîtes mail et les tableurs. Une file d'attente avec statut par élément montre ce qui reste à faire.
Questions fréquentes
- Est-ce un logiciel de GED ?
- Non. DocuCollect est un portail client dédié à la collecte et à la revue d’éléments de liste de contrôle, pas un système complet de gestion électronique de documents.
- Puis-je tester avec un seul client ?
- Oui. Vous pouvez exécuter tout le workflow avec un client avant de le déployer auprès de tous vos clients.
- Les clients ont-ils besoin d’un mot de passe ?
- Non. Ils se connectent grâce au lien magique présent dans leur e-mail d’invitation.
Testez la gestion de dossiers avec un client
Créez un espace, envoyez une liste de contrôle et remplacez les relances par un suivi clair — gratuitement pour démarrer.
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