Politique de confidentialité

Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles que nous collectons concernant les utilisateurs de DocuCollect et de ce site.

Le responsable du traitement est Benoit Ammermann, personne physique établie à Barcelone, Espagne. Adresse postale : Pg Marítim 19, 08005 Barcelona, Spain. Contact confidentialité : contact@vivflow.com ou le formulaire sur docucollect.app/contact. Voir nos mentions légales pour les détails complets de l'exploitant. « vivflow » est un nom commercial et un domaine, et non une entité juridique distincte.

Données de compte et de profil : adresse e-mail, nom d'affichage le cas échéant, rôle (utilisateur entreprise, client ou administrateur), et association à une entreprise pour les utilisateurs entreprise.

Données de service : formulaires, éléments de checklist, commentaires, e-mails d'invitation et de rappel, et journaux d'audit nécessaires pour faire fonctionner le produit de façon sécurisée.

Soumissions clients : fichiers et valeurs textuelles que les clients téléversent ou saisissent pour compléter une checklist. Elles sont traitées pour le compte de l'entreprise invitante dans le cadre de la prestation du service.

Données techniques : cookies de session requis pour l'authentification, et journaux serveur standards (par exemple adresse IP et user-agent) utilisés pour la sécurité et la fiabilité.

Messages de support : nom, e-mail et contenu des messages que vous envoyez via notre formulaire de contact ou par e-mail.

Nous ne collectons ni ne stockons les données de carte de paiement. Les données de paiement sont collectées par Paddle comme décrit ci-dessous.

Fournir et sécuriser le service (contrat / intérêts légitimes) : authentification, workflows de collecte de documents, isolation des locataires et prévention des abus.

Communiquer au sujet du service (contrat / intérêts légitimes) : invitations par lien magique, liens de connexion, et e-mails de rappel clients lorsqu'une entreprise les demande.

Répondre aux demandes de support (intérêts légitimes / contrat) : messages envoyés via le formulaire de contact, l'aide in-app ou l'e-mail.

Respecter les obligations légales lorsqu'elles s'appliquent.

Prestataires / sous-traitants qui nous aident à exploiter DocuCollect : Supabase (base de données, stockage de fichiers et authentification dans l'UE, eu-central-1), Brevo (e-mail transactionnel) et Vercel (hébergement de l'application). Les sous-traitants agissent uniquement selon les instructions nécessaires à la prestation du service et sont liés par des clauses de traitement appropriées.

Merchant of Record — Paddle.com : pour la vente du Service, la gestion des abonnements et des paiements, la conformité fiscale et la facturation. Paddle agit en tant que responsable indépendant pour les données personnelles liées au paiement. Les données de carte sont traitées par Paddle, pas par DocuCollect. Voir la politique de confidentialité de Paddle sur paddle.com/legal/privacy.

Conseillers professionnels (juridique, comptabilité, audit) si nécessaire, et autorités lorsque la loi l'exige ou pour protéger des droits et la sécurité.

Nous conservons les données de compte et de service tant que votre compte ou votre espace entreprise est actif, puis pendant une période raisonnable ensuite si nécessaire pour la sécurité, les litiges de facturation ou les exigences légales. Les données sont supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à ces fins.

Les entreprises contrôlent les formulaires clients et les soumissions dans leur espace. Lorsqu'une entreprise supprime des données ou ferme un accès là où le produit le permet, nous traitons cette demande dans l'application.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le chiffrement en transit (HTTPS/TLS), le chiffrement au repos sur une infrastructure gérée, l'isolation des locataires via la sécurité au niveau des lignes de la base de données, et des contrôles d'accès liés aux sessions authentifiées. Plus de détails sur notre page Sécurité : docucollect.app/security.

Les données d'application, les fichiers téléversés et l'authentification pour DocuCollect sont hébergés dans l'Union européenne (Supabase, eu-central-1). Nous ne choisissons pas de prestataires d'infrastructure qui stockent les données de production des locataires hors de l'UE.

Certains sous-traitants (par exemple la diffusion edge Vercel, ou Paddle en tant que Merchant of Record) peuvent traiter des données personnelles limitées hors de l'EEE. Dans ce cas, les transferts reposent sur des garanties appropriées telles qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types (CCT / SCCs).

Selon votre situation, vous pouvez avoir le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation ou d'opposition à certains traitements, le droit à la portabilité des données, et le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Pour exercer ces droits, utilisez docucollect.app/contact ou contact@vivflow.com. Nous visons à répondre dans un délai d'un mois (prolongeable dans les limites prévues par la loi).

Si vous êtes un client invité par une entreprise, certaines demandes peuvent devoir être traitées avec cette entreprise, car c'est elle qui décide quels documents collecter et combien de temps les conserver pour ses besoins professionnels.

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données (AEPD) ou de votre autorité de contrôle locale.

DocuCollect utilise des cookies essentiels et un stockage similaire pour les sessions connectées et la préférence de langue. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires sur le site marketing. Les contrôles de préférence pour les cookies non essentiels, lorsqu'ils sont présents, sont proposés via notre bannière de consentement.