Accélérer la collecte des dossiers locataires

Dans le monde de la collecte de documents, des formulaires et des portails clients, il faut avouer que la collecte des dossiers locataires est sur le podium des processus les plus longs, compliqués et frustrants. C'est d'ailleurs souvent l'un des facteurs principaux de frustration et de surcharge de travail pour les agences immobilières et la gestion locative.

N'importe quelle agence vous le dira : lors des pics de saison pour la location, les équipes croulent sous la gestion des collectes des dossiers locataires. C'est souvent la raison numéro un pour laquelle elles se disent, entre guillemets, « la tête sous l'eau » ou « débordées ».

Les agences immobilières et la gestion locative ne représentent pas un sujet simple. Réunir les pièces justificatives nécessaires pour obtenir des dossiers locataires complets s'avère assez long, et les profils des locataires diffèrent : étudiants, salariés, autoentrepreneurs... les pièces nécessaires varient tout autant.

Mais le dossier locataire, ce n'est pas seulement le locataire lui-même. Ce sont aussi les garants, la garantie Visale, les cautions familiales et le nombre de garants — un ou deux. Les revenus des locataires sont évidemment l'un des critères principaux, et ces revenus ne proviennent pas toujours d'un simple emploi salarié : il peut s'agir d'employés avec des revenus complémentaires.

Nous avons donc déjà une industrie relativement compliquée et des profils variés, ce qui crée un premier niveau de complexité avant même d'avoir collecté la moindre pièce.

Collecter les dossiers locataires reste une étape en soi, car les pièces justificatives sont souvent envoyées dans des formats différents : JPEG, PNG, PDF, DOCX, et j'en passe.

À cela s'ajoute qu'il faut absolument avoir des documents récents : les locataires ne peuvent pas toujours réutiliser les mêmes fiches de paie ou les mêmes factures, elles doivent dater du dernier mois. Du côté des locataires, la collecte des dossiers reste par ailleurs un processus mal perçu — vu comme administratif, compliqué et parfois même intrusif.

Le premier point de la solution consiste à avoir des formulaires différents pour chaque profil. En procédant ainsi, on s'assure que le locataire remplira uniquement ce qui est requis pour sa situation, avec un formulaire adapté qui réclame les pièces nécessaires et rien de plus — la base indispensable pour assurer la collecte des dossiers locataires.

Le deuxième point consiste à pouvoir valider ou refuser chaque pièce individuellement, avec un commentaire associé. Parfois l'image est floue, parfois le document reçu n'est pas le bon. Plutôt que de simplement rejeter, il faut pouvoir approuver ou refuser pièce par pièce et apporter un commentaire lisible directement à côté de la pièce justificative, pour que le locataire sache exactement quoi corriger.

Le point sans doute le plus important est la relance par email. Il peut être compliqué pour un locataire de réunir tous les justificatifs d'un coup ; il aura donc tendance à quitter l'interface pour aller chercher les documents et parfois oublier de revenir. Il est donc nécessaire d'avoir plusieurs relances avec plusieurs scénarios. Chez DocuCollect, nous avons cinq points de relance : le premier pour que le locataire se connecte, le deuxième qui se déclenche si le locataire n'a pas progressé au bout de 48 heures, le troisième qui envoie une relance listant les pièces manquantes quand certaines ont été approuvées ou rejetées, le quatrième qui envoie une notification de progression lorsque le locataire a presque terminé, et le cinquième qui confirme que le dossier est complet. D'autres relances manuelles et options personnalisables existent pour chaque entreprise.

En bonus, la plateforme intègre des outils de conversion et de manipulation de PDF, qui permettent au locataire d'effectuer lui-même l'opération pour obtenir des pièces conformes — ce qui évite aux collaborateurs et aux entreprises de devoir le faire de leur côté.

Pour la collecte des dossiers locataires, il est nécessaire de mettre en place plusieurs mécanismes afin d'en maximiser les chances d'aboutissement. DocuCollect rassemble l'ensemble de ces leviers : des formulaires personnalisés, des outils de relance, la validation pièce par pièce et des commentaires intégrés.

C'est grâce à cela que DocuCollect a réussi à transformer un processus fastidieux et compliqué en un flux de travail intuitif, optimisé et rapide. Ce que les clients apprécient, ce sont les formulaires adaptés à leur entreprise, les relances automatiques et l'accessibilité de l'interface sur mobile quand ils sont en déplacement ou en visite.