Dossier client incomplet

Mettons-nous à la place du client deux secondes: La collecte de pièces justificatives ou d'informations est souvent un processus par lequel il passe très peu souvent. Si ce processus n'arrive pas plus d'une fois par mois, alors le client oublie et recommence de zéro dans son apprentissage du processus et de quelles informations sont nécessaires. D'autant plus que chaque client est souvent un peu différent.

On se rend donc compte que le dossier client incomplet est en réalité inévitable. Il ne faut en réalité donc pas chercher à ne pas avoir de dossier incomplet. Il faut surtout comprendre et faire en sorte que cette étape de la collecte de documents soit automatisée, la moins frustrante et la plus facile possible, autant pour le client que pour l'entreprise.

Et si seulement c'était seulement la faute du client, ce serait trop facile. De nos jours, les entreprises ont tendance à se reposer sur des outils. Pas du tout adaptés. Bien évidemment l'e-mail restera un outil clé et un phare pour les entreprises. Ça reste aussi l'option par défaut, certes, mais l'e-mail contient beaucoup de contraintes et de problème qui contribue au dossier client complet.

On a aussi les outils tel que Dropbox ou Google Drive, qui sert aide en évitant les boucles d'e-mails à rallonge, mais qui reste assez fastidieux de devoir créer des dossiers envoyer les permissions s'assurer que les gens comprennent comment ça fonctionne etc. De plus ça reste des outils statiques, il n'y a donc pas de feed-back pas de commentaire et donc l'entreprise et le client se verront forcée de passer par e-mail pour communiquer quand même.

Il faut aussi mentionner les entreprises et les clients qui utilisent WhatsApp afin d'envoyer des fichiers confidentiels et sensibles, ce qui n'est vraiment pas idéal.

Et je n'irai ici trop dans les détails concernant la taille des pièces jointes, les formats souvent envoyées qui sont pas compatibles (.jpeg).

On se résigne souvent à utiliser les courriels, car c'est l'un des outils digitaux les plus vieux auxquels nous sommes habitués. C'est un outil qui est prédominant dans notre vie personnelle et professionnelle. C'est aussi un outil intergénérationnel et assez polyvalent. De mon point de vue, malheureusement, le courriel contribue souvent à la frustration et à créer un environnement fatigant et fastidieux pour les employés de l'entreprise.

Le problème, c'est qu'à force de tout vouloir régler par email, on finit par accumuler des montagnes de messages à traiter. On se retrouve donc bloqué à devoir rédiger des emails toute la journée, alors que beaucoup d'échanges transitant par cette voie, initialement conçue comme un simple outil de communication, devraient plutôt avoir lieu sur d'autres plateformes prévues à cet effet.

Mais alors on se demande donc pourquoi aucun outil n'a été inventé pour faire face aux dossiers incomplets et à la collecte de documents. C'est sûrement car beaucoup d'outils font à peu près bien le travail, tant qu'on n'est pas très exigeant et que les allers et retours avec les clients ne nous dérangent pas.

On ne se rend pas compte qu'au delà du temps perdu, ce sont surtout l'énergie et la frustration créées par ces processus qui, petit à petit, vont démotiver un employé, ou encore une entreprise qui va crouler sous ces processus administratifs prenant petit à petit le dessus.

Et c'est pour cela que DocuCollect est extrêmement spécialisé dans la résolution des dossiers clients incomplets et la collecte de documents. Il concentre sur une seule interface la liste précise des pièces nécessaires, des statuts indiquant la conformité ou non, ainsi que des commentaires permettant de garder sur la même interface les communications, les questions et les problèmes afin d'éviter de passer par courriel. S'y ajoutent bien d'autres fonctionnalités telles que la relance par courriel, effectuée automatiquement par la plateforme pour éviter que le collaborateur ou la collaboratrice n'ait à envoyer des messages électroniques et relancer les clients.

Il n'y a à ce jour aucun outil doté de telles fonctionnalités dont le but soit d'éviter les dossiers incomplets et de permettre la collecte de documents simplifiée. De plus, nous avons réussi chez DocuCollect à garder des prix compétitifs, car nous le savons, remplacer les courriels doit se faire avec une grande compétitivité.