Expediente de cliente incompleto

Pongámonos por un momento en el lugar del cliente: recopilar justificantes o información es a menudo un proceso por el que pasa muy pocas veces. Si este proceso no ocurre más de una vez al mes, el cliente olvida y vuelve a empezar de cero en el aprendizaje del proceso y de qué información se necesita. Y más aún porque cada cliente suele ser un poco diferente.

Nos damos cuenta entonces de que el expediente de cliente incompleto es, en realidad, inevitable. Por lo tanto, no hay que buscar evitar tener expedientes incompletos. Hay que entender esto y, sobre todo, hacer que esta etapa de recopilación de documentos esté automatizada, sea lo menos frustrante y lo más fácil posible, tanto para el cliente como para la empresa.

Si solo fuera culpa del cliente, sería demasiado fácil. Hoy en día, las empresas tienden a apoyarse en herramientas que no están nada bien adaptadas. Por supuesto, el correo electrónico seguirá siendo una herramienta clave y un pilar para las empresas. Sigue siendo la opción por defecto, sin duda, pero el correo electrónico conlleva muchas limitaciones y problemas que afectan a la experiencia general del cliente.

También existen herramientas como Dropbox o Google Drive, que ayudan a evitar cadenas interminables de correos, pero sigue siendo bastante tedioso tener que crear carpetas, enviar permisos, asegurarse de que la gente entienda cómo funciona, etc. Además, son herramientas estáticas, por lo que no hay retroalimentación ni comentarios, y la empresa y el cliente se verán igualmente obligados a recurrir al correo electrónico para comunicarse.

También hay que mencionar a las empresas y clientes que usan WhatsApp para enviar archivos confidenciales y sensibles, lo cual realmente no es ideal.

Y aquí no entraré en demasiados detalles sobre el tamaño de los archivos adjuntos ni los formatos que a menudo se envían y no son compatibles (.jpeg).

A menudo nos resignamos a usar el correo electrónico porque es una de las herramientas digitales más antiguas a las que estamos acostumbrados. Es una herramienta predominante tanto en nuestra vida personal como profesional. También es una herramienta intergeneracional y bastante versátil. Desde mi punto de vista, lamentablemente, el correo electrónico a menudo contribuye a la frustración y crea un entorno agotador y tedioso para los empleados de la empresa.

El problema es que, a fuerza de querer resolverlo todo por correo electrónico, acabamos acumulando montañas de mensajes por procesar. Nos vemos entonces atrapados teniendo que redactar correos todo el día, cuando gran parte de esos intercambios, que transitan por un canal concebido originalmente como una simple herramienta de comunicación, deberían tener lugar en otras plataformas previstas para ello.

Pero entonces uno se pregunta por qué no se ha inventado ninguna herramienta para hacer frente a los expedientes incompletos y a la recopilación de documentos. Seguramente porque muchas herramientas hacen el trabajo razonablemente bien, siempre que uno no sea muy exigente y no le molesten los vaivenes con los clientes.

No nos damos cuenta de que, más allá del tiempo perdido, son sobre todo la energía y la frustración generadas por estos procesos las que, poco a poco, desmotivan a un empleado, o incluso a una empresa que acabará sepultada bajo estos procesos administrativos que van tomando el control poco a poco.

Y por eso DocuCollect está extremadamente especializado en resolver los expedientes de cliente incompletos y en la recopilación de documentos. Reúne en una sola interfaz la lista precisa de los documentos necesarios, los estados que indican la conformidad o no, así como comentarios que permiten mantener en la misma interfaz las comunicaciones, las preguntas y los problemas, evitando así pasar por el correo electrónico. A esto se suman muchas otras funcionalidades, como los recordatorios por correo electrónico, enviados automáticamente por la plataforma para evitar que el colaborador o la colaboradora tenga que enviar mensajes y hacer seguimiento a los clientes.

A día de hoy no existe ninguna otra herramienta dotada de estas funcionalidades cuyo objetivo sea evitar los expedientes incompletos y simplificar la recopilación de documentos. Además, en DocuCollect hemos logrado mantener precios competitivos, porque sabemos que sustituir el correo electrónico exige una gran competitividad.