DocuCollect
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Portal für Dokumentensammlung und -prüfung

Ersetzen Sie unsichere Dateiablagen und passive Formulare durch ein Kundenportal, das sammelt, prüft und Qualität in jeder Unterlagensammlung sichert.

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Sammeln ohne Prüfung verursacht Nacharbeit

Allgemeine Formulare und geteilte Laufwerke erfassen Dateien, sagen aber nicht, ob sie ausreichend sind. Teams entdecken Probleme oft erst spät – nachdem der Vorgang längst weitergehen sollte.

WeTransfer-ähnliche Links und E-Mail-Anhänge verursachen bei sensiblen Kundendokumenten zudem Sicherheits- und Auditprobleme.

In einem Ablauf sammeln und prüfen

DocuCollect verbindet strukturierte Checklisten mit Freigabe, Ablehnung und Kommentaren. Kunden reichen nur die abgelehnten Punkte erneut ein. Ihr Team behält einen klaren Versionsverlauf.

Dateien bleiben in einem privaten Speicher, der für DSGVO-Anforderungen und europäisches Hosting ausgelegt ist – nicht verstreut auf persönlichen Laufwerken.

Siehe auch Formulare mit Freigabeprozess.

Warum die Prüfung ins Kundenportal gehört

  • Integrierter Freigabeablauf

    Ausstehender, freigegebener und abgelehnter Status für jeden Eintrag – nicht nur ein Ja oder Nein für die gesamte Sammlung.

  • Sicherer gemeinsamer Arbeitsbereich

    Unternehmensmitarbeitende prüfen dieselbe Kundensammlung mit gemeinsamer Übersicht.

  • DSGVO-orientierte Sammlung

    Privater, in Europa gehosteter Speicher und Mandantentrennung halten Kundendokumente aus informellen E-Mails heraus.

  • Strukturierte Checklisten

    Fragen Sie mit klaren Feldanweisungen genau die Unterlagen ab, die Sie benötigen – statt einer leeren Upload-Fläche.

  • Kunden für mehrere Unternehmen

    Ein Kundenkonto kann Unterlagensammlungen für jedes einladende Unternehmen abschließen.

  • Risikoreiche Transferdienste ersetzen

    Verlassen Sie sich für professionelle Dokumentensammlungen nicht mehr auf WeTransfer- oder Dropbox-Links.

Praxisnahe Leitfäden

Häufig gestellte Fragen

Wie unterscheidet sich das von Google Forms?
Google Forms eignet sich gut für Umfragen. Für die Prüfung einzelner Dokumente, sicheren privaten Speicher und das fortlaufende Nachfassen bei fehlenden Dateien ist es weniger geeignet. DocuCollect wurde für diesen Prüfzyklus entwickelt.
Wo werden Dateien gespeichert?
In einem privaten Bereich für Einreichungen mit Mandantentrennung, ausgelegt für europäisches, DSGVO-orientiertes Arbeiten.
Können abgelehnte Punkte korrigiert werden, ohne neu zu beginnen?
Ja. Kunden reichen nur abgelehnte Punkte erneut ein, während bereits freigegebene Unterlagen erhalten bleiben.

Die nächste Unterlagensammlung im Kundenportal prüfen

Laden Sie einen Kunden ein, prüfen Sie jeden Eintrag und halten Sie sensible Dateien aus dem Postfach heraus.

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