Lösung für die Verwaltung von Kundendateien
Rekonstruieren Sie Kundenunterlagen nicht mehr aus Postfächern. Geben Sie jedem Vorgang eine gemeinsame Checkliste, die Ihr Team und Ihre Kunden zusammen abschließen können.
Das Problem mit im Postfach verwalteten Dateien
Liegen Kundendokumente in E-Mails, hat niemand dieselbe Übersicht über offene Punkte. Mitarbeitende versenden doppelte Erinnerungen, freigegebene Dateien vermischen sich mit abgelehnten, und bei Urlaub geht der Fortschritt verloren.
Für Kunden ist die Situation ebenso unklar: Sie glauben, fertig zu sein, Sie sehen noch offene Punkte, und jede Nachfrage wirkt wie ein Neustart.
Eine Checkliste, Live-Status, klare nächste Schritte
DocuCollect macht aus jeder Kundensammlung eine strukturierte Checkliste. Jeder Eintrag zeigt ausstehend, freigegeben oder abgelehnt. Kommentare stehen direkt am Feld, sodass Feedback nicht verloren geht.
Einladung per Magic Link – ohne Passwörter. Fassen Sie nur bei fehlenden Unterlagen nach. Laden Sie die aktuellen Dateien als eine ZIP-Datei herunter, sobald die Sammlung vollständig ist.
Starten Sie mit dem Leitfaden Leitfaden für Kunden-Onboarding-Tools.
Das erhalten Teams mit einer Lösung für Kundendateien
Status pro Eintrag
Geben Sie jedes Feld frei oder lehnen Sie es ab, damit Kunden sofort sehen, was passt und was noch korrigiert werden muss.
Kommentare direkt am Feld
Geben Sie Feedback im Kontext – Kunden lesen es neben dem Eintrag statt in E-Mail-Verläufen danach zu suchen.
Passwortloser Zugang
Kunden öffnen einen sicheren Magic Link und landen direkt bei ihrer Checkliste – ohne zurückzusetzende Portalpasswörter.
Erinnerungen zum Nachfassen
Erinnern Sie mit einem Klick an unvollständige Sammlungen, wenn Unterlagen noch fehlen oder abgelehnt wurden.
ZIP-Download mit einem Klick
Laden Sie für jeden Eintrag die neueste Datei in einem einzigen Download herunter, wenn Sie mit der Arbeit beginnen möchten.
Zusammenarbeit im Team
Verantwortliche und Mitwirkende prüfen denselben Ablauf, damit die Vertretung nicht von einem einzigen Postfach abhängt.
Häufig gestellte Fragen
- Ist das ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
- Nein. DocuCollect ist ein Kundenportal zum Sammeln und Prüfen von Checklistenpunkten – kein vollständiges DMS. Es hilft dabei, die richtigen Dateien mit Status und Kommentaren einzuholen, damit Ihre Arbeit beginnen kann.
- Kann ich zunächst mit einem einzigen Kunden testen?
- Ja. Sie können den vollständigen Ablauf mit einem Kunden durchführen, bevor Sie ihn für Ihren gesamten Kundenstamm einführen.
- Benötigen Kunden ein Passwort?
- Nein. Kunden melden sich über einen Magic Link in ihrer Einladungs-E-Mail an.
Dateiverwaltung mit einem Kunden testen
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich, senden Sie eine Checkliste und erleben Sie, wie Status das Nachfassen ersetzt – kostenlos zum Start.
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